Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht. Das gilt auch für Vereine und gemeinnützige Einrichtungen, soweit sie Unternehmer im Sinn des Umsatzsteuergesetzes sind. Zwar gibt es Übergangsregelungen und Ausnahmen, aber ab 2025 muss der Empfang von E-Rechnungen von allen gewährleistet werden. Vereinsknowhow.de hat die wichtigsten Regelungen für Vereine zusammengefasst.

Das Bundesfinanzministerium hat den Entwurf eines Schreibens vorgelegt, in dem es die Vorgaben zur E-Rechnung klärt (Juni 2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007). E-Rechnungen können elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. Sie dienen also insbesondere der Digitalisierung des Geschäftsverkehrs und sollen zu Verwaltungseinsparungen bei Unternehmern führen.

Was ist eine E-Rechnung?

Neben der Papierrechnung gibt es schon bisher die Möglichkeit, Rechnungen in digitalen Formaten (z.B. PDF) auszustellen, wenn der Empfänger zustimmt. Von solchen digitalen Formaten ("sonstigen Rechnungen") unterscheidet sich die E-Rechnung durch ein strukturiertes elektronisches Format (XML-Daten nach EU-Norm), das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Dazu gehören die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer usf.

Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Dafür kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Frage. Die Übergabe der Datei auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt nicht die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form.

Wann ist eine E-Rechnung Pflicht?

Eine Rechnung muss künftig zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder eine andere juristische Person berechnet wird und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Die Unternehmereigenschaft steht bei Vereinen grundsätzlich nicht in Frage. Ausgenommen ist der nur ideelle (nichtunternehmerische) Bereich. Es genügt für die Unternehmereigenschaft, dass sie Einnahmen im Rahmen eines Leistungsaustauschs erzielen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten,

• wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist,
• bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
• wenn Rechnungsempfänger oder Ersteller nicht im Inland ansässig sind.

Annahme der E-Rechnung wird ab 2025 verpflichtend

Auch wenn Vereine wegen der o.g. Ausnahmen selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, müssen sie ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, sie zu empfangen und zu verarbeiten. Sie müssen also die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen. Das bedeutete insbesondere, dass sie über eine Software verfügen müssen, mit der sie die Rechnungen lesen und damit prüfen können, auch wenn sie sie nicht digital weiterverarbeiten.

Die Rechnung muss zwar in einem elektronischen strukturierten Format erstellt, übermittelt und von beiden Vertragspartnern auch elektronisch archiviert werden. Es ist aber derzeit nicht erforderlich, dass die E-Rechnung beim Rechnungsempfänger auch (medienbruchfrei) elektronisch verarbeitet wird. Sie muss aber weiter elektronisch verarbeitbar und von der Finanzverwaltung auswertbar sein.

Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich einer juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor. Das betrifft insbesondere auch Vereine und gemeinnützige Vereine mit einem wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen (ideellen) Bereich.

E-Rechnungen auch bei Kleinunternehmern

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht von der E-Rechnungspflicht befreit – also auch dann nicht, wenn sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Die E-Rechnungspflicht gilt auch, wenn der Unternehmer ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. als Vermieter einer Wohnung) ausführt.

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) können immer als "sonstige Rechnung" ausgestellt und übermittelt werden. Hier kommt es aber ausschließlich auf den Gesamtbetrag der Rechnung an. Wenn also Teilleistungen steuerbefreit sind, muss bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro eine E-Rechnung ausgestellt werden.

Steuerbefreiungen

Von der E-Rechnungspflicht befreit sind Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind. Das betrifft praktisch alle Steuerbefreiungen, die für Vereine und gemeinnützige Organisation von Bedeutung sind, weil die anderen Steuerbefreiungen des § 4 UStG hier keine Rolle spielen.

E-Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug

Soweit eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur diese die Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG. Eine sonstige Rechnung erlaubt in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug. Vereine müssen also – soweit sie vorsteuerabzugsfähig sind – prüfen, ob für die bezogenen Lieferungen und Leistungen eine E-Rechnung erforderlich ist. Hier wird es vermutlich gerade bei Einzelunternehmern wie z.B. Künstlern, Trainern oder Dozenten zu Übergangsproblemen kommen.

Barverkaufsrechnungen

Bisher nicht geklärt hat die Finanzverwaltung, wie Barverkaufsrechnungen behandelt werden, die keine Kleinbetragsrechnungen sind. Hier wird eine bloße Papierquittung nicht mehr ausreichend sein.

Aufbewahrung von E-Rechungen

Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsvorschriften, wie für bisherige digitale Rechnungen. Sie müssen im gleichen Format archiviert werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf dabei aber geändert werden, wenn das für eine bessere Ablage und Archivierung erforderlich ist. Die Rechnungen müssen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür gelten die entsprechenden Verwaltungsvorschriften (GoBD). Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.

Erstellen von E-Rechnungen

Vereine, die E-Rechnungen in größerer Zahl erstellen, werden nicht umhin kommen, sich eine entsprechende Software anzuschaffen. Erstellt ein Verein nur wenige elektronische Rechnungen, kann er auf entsprechende (kostenfreie) Online-Tools zurückgreifen.

Hinweis: Unter www.zugferd-community.net steht z.B. eine Open-Source-Lösung zur Verfügung.

Besonders beachten müssen Vereine die E-Rechnungspflicht, die sich bisher als Kleinunternehmer nicht mit der Umsatzsteuer beschäftigen mussten. Dieser Fall ist bei Vereinen und gemeinnützigen Einrichtungen typisch, weil die Haupteinnahmen oft nichtunternehmerisch (Spenden, Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse) oder steuerbefreit sind (z.B. Teilnahmegebühren für Bildungs- und Sportveranstaltungen). Daneben haben sie nicht selten Einnahmen, die unter die Kleinunternehmergrenze (aktuelle 22.000 Euro pro Jahr) fallen.

Übergangsregelungen

• Für den Empfang von E-Rechnungen gilt keine Übergangsregelung! Rechnungsempfänger müssen ihn also vom 1. Januar 2025 an gewährleisten.
  
  
• Bis Ende 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Für sonstige digitale Rechnungen gelten die bisherigen Vorgaben.
  
  
• Bis Ende 2027 können kleine Unternehmen bis 800.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr Rechnungen ebenfalls noch als sonstige Rechnung ausstellen.

• Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen E-Rechnungen versenden. Dies gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen.

(Quelle: Vereinsknowhow.de – Vereinsinfobrief Nr. 471 – Ausgabe 7/2024)